Schon interessant, wie sich in den letzten Jahren unser Arbeiten verändert hat. Der Gang ins Büro war selbstverständlich – doch mit der Notwendigkeit des Home-Office beschleunigten sich die Tendenzen zu flexibleren Arbeitsmodellen und Remote Work. In einigen Unternehmen ist es sogar möglich, den Schreibtisch einfach an einen anderen Ort zu verlegen – dort entspannt zu arbeiten, wo andere Urlaub machen. Doch das bringt auch eine veränderte Perspektive für das Thema Reisesicherheit mit sich, mit der sich die Firmen auseinandersetzen müssen. Für reguläre Business Trips greift meistens eine Versicherung oder ein Travel Risk Programm. Aber wie sieht es hier aus, wenn z.B. eine Geschäftsreise privat verlängert wird?
New Work braucht mehr Fürsorgetransparenz – Reisesicherheit (und eine klare Kommunikation dazu) ist ein wichtiger Baustein im Rahmen des Employer Brandings.
Arbeiten, wo andere Urlaub machen – aber bitte unter Beachtung der Fürsorgepflicht!
Vermehrt liest man, dass deutsche Unternehmen ihren Mitarbeitern eine sogenannte „Workation“ ermöglichen, eine Verbindung von WORK (Arbeit) und VACATION (Urlaub). Auf LinkedIn sieht man Bilder von Sonne, Strand und Laptop zusammen mit „Grüße aus meinem neuen Home-Office“. Und dann gibt es da ja noch die sogenannte Bleisure Reise (kombiniertes Wort aus Business und Leisure Reise), wie z.B. die private Verlängerung einer Geschäftsreise.
Workation und Bleisure Reise sind keine neuen Themen, sondern lediglich präsenter in den Unternehmen oder passen einfach besser in die neue Arbeitswelt.
Was lange Zeit eher Widerstand oder Unverständnis bei Arbeitgebern hervorgerufen hat, ist mittlerweile fest im New Work verankert.
Dabei sollte nicht nur eine stabile Internetverbindung wichtig sein. Je mehr Firmen diese räumliche und zeitliche Entgrenzung von Arbeit erlauben, desto wichtiger wird das Thema Reisesicherheit.
Hier scheint es erhebliche Lücken zu geben – sowohl in der Fürsorgepflicht als auch in der Kommunikation der Maßnahmen.
Eine aktuelle Studie der Travel Management Company (TMC) BCD unter 674 Business Travellern weltweit belegt dieses. Bezogen auf das Thema Remote Work können nur 36 Prozent sicher sagen, dass ihr Arbeitgeber immer für ihre Sicherheit sorgt, während weitere 25 Prozent es gar nicht wissen.
Etwa 64 Prozent der Geschäftsreisenden sind sich zugleich unsicher, ob sie durch das Reiserisikoprogramm ihres Unternehmens medizinisch abgesichert sind, wenn sie ihre Geschäftsreise privat verlängern, also eine Bleisure Reise unternehmen.
Die Zahlen der Umfrage zeigen deutlich, dass hier Sicherheitslücken entstehen können und die Mitarbeiter das Vertrauen in ihren Arbeitgeber verlieren. Travel-Risk-Management-Richtlinien sollten deshalb heute an hybridem und mobilem Arbeiten ausgerichtet werden.
Checkliste
Für eine Überprüfung des Status im Unternehmen macht die Erstellung einer Checkliste Sinn. Die Inhalte hängen davon ab, wie umfassend der Arbeitgeber im Travel Risk aufgestellt ist. Sicherlich ein guter Anlass, die Prozesse in diesem Bereich generell unter die Lupe zu nehmen.
Allgemeine Prüfung der Versicherungen im Unternehmen wie:
Unfall-Versicherung: werden Dienstreisen aus privaten Gründen früher als erforderlich angetreten oder später beendet wird, so unterliegt die Fahrt nicht dem gesetzlichen Unfallversicherungsschutz. Gibt es für diesen Fall eine private Unfall-Versicherung im Unternehmen?
Dienstreise-Kasko-Versicherung für Dienstreisen mit dem eigenem PKW: ist der Versicherungsschutz ggf. auf Europa begrenzt und gibt es eine Selbstbeteiligung des Mitarbeiters im Schadensfall?
Auslandsreise-Krankenversicherung: Wie viele Tage sind maximal pro Dienstreise versichert und sind mitreisende Familienangehörige des Mitarbeiters ebenfalls versichert? Falls ja, wie werden diese Mitreisenden erfasst? Ggf. über einen Reiseantrag?
Reisegepäck-Versicherung: Wer zahlt, wenn der Laptop am Strand kaputt geht? Ist eine Reisegepäck-Versicherung im Unternehmen vorhanden und bis zu welchem Wert sind welche Gegenstände versichert?
Sofern Ihr Unternehmen mit einem Travel Risk Management System arbeitet, sollten hier ebenfalls die Services und Abläufe für Workation und Bleisure Travel überprüft werden, z.B.:
Wird ein webbasiertes Informations-, Frühwarn- und Kommunikationssystem genutzt und kann dieses durch die Mitarbeiter auch außerhalb der reinen Dienstreise genutzt werden?
Werden Travel Alerts als frühzeitige Warnung an die Reisenden verschickt? Auch bei Remote Work im Ausland oder Bleisure Reise möglich?
Beinhaltet das Travel Risk Programm Travel Tracking und ist dieses auch bei Bleisure Reisenden oder im Rahmen einer Workation unter dem Aspekt Datenschutz und Privatsphäre erwünscht?
Können Notfallrufnummern jederzeit genutzt werden? Auch von Familienangehörigen?
Werden die Reisenden und ggf. Begleitpersonen bei medizinischen und sicherheitsrelevanten Notfällen vollumfänglich unterstützt und betreut?
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