Remote Work, Sicherheit und Komfort – Corona hat die Anforderungen an dienstliche Reisen und damit auch an die Reiserichtlinie deutlich verändert. Unternehmen, die ihre Travel Policy noch nicht überarbeitet haben, sollten dieses zügig nachholen – und dabei auch die Trends im Bereich Business Travel berücksichtigen. Wir zeigen, wie ein modernes Regelwerk für Geschäftsreisen aufgebaut sein und kommuniziert werden muss: vollständig, verständlich, praktikabel und bedürfnisorientiert.
Neue Zeit, neue Regeln
In den letzten Monaten gab es im Travel Management diverse Herausforderungen: langjährige Reisebüro-Partner sind vom Markt verschwunden, bestehende Verträge mit Anbietern in der Corona-Zeit ausgelaufen und der eine oder andere Prozess einfach nicht mehr zeitgemäß. Kurzum, es war einiges zu tun und man hatte keine Zeit, sich um eine aktuelle und moderne Reiserichtlinie zu kümmern. In vielen Firmen ist die letzte Fassung des Dokuments vor 2019 verabschiedet worden und passt nicht mehr in die Zeit. Die Arbeitswelt nach der Pandemie hat sich verändert und damit auch das Thema Geschäftsreise. Arbeit und Privates vermischen sich allgemein und auf Reisen. Es stehen nicht mehr allein die Kosten im Fokus. Sicherheit, Employer Branding und Agilität sind die neuen Stichwörter.
Dabei sind klare Vorgaben wichtiger denn je – die Regeln müssen an die neue Zeit und das neue Reisen angepasst werden. Ein Regelwerk mit Antworten zu potenziellen Fragen in Bezug auf Reiseabrechnung, Verpflegungspauschalen, Reisemitteln und Genehmigungsprozessen war dabei immer schon eine wichtige Hilfestellung. Nun kommen Themen wie Bleisure Travel, Longstay und verstärkt Nachhaltigkeit hinzu. Diese müssen nicht nur gut durchdacht und die Prozesse geklärt sein, die Abläufe müssen auch zu Papier gebracht werden. Wo klare Regeln fehlen, kommt es schnell zu Frustration und Demotivation. Genau hier setzt eine ausführliche und gut durchdachte Reiserichtlinie an und schafft Fairness und Transparenz für alle Reisenden und Beteiligten. Mitarbeiter müssen nach der langen „Reisepause“ einen roten Faden haben, der klar kommuniziert und nicht nur teilweise bekannt ist, sondern auch gelebt wird.
Trends und Tipps für eine smarte Reiserichtlinie
Längere Reisen mit mehr Komfort: Die durchschnittliche Länge einer Geschäftsreise hat sich um mehr als einen Tag verlängert. Eintägige Kurztrips finden nur noch vereinzelt statt. Dabei steigt der Bedarf an Komfort, es wird vermehrt Business Class gebucht, gerade auf Inlandsflügen.
Tipps für die Travel Policy: Die Vertragshotels in der Travel Policy können durch Longstay-Anbieter wie Serviced Apartments ergänzt werden, um die Bedürfnisse des Reisenden nach mehr Komfort und Privatsphäre bei mehr als einer Übernachtung zu erfüllen.
Im Bereich Flug muss überdacht werden, in welchem Umfang die Business- Class erlaubt wird: bei kurzen Strecken ist der Preisunterschied zur Economy-Class gering und auf Langstrecke ist Premium-Economy ggf. eine gute Alternative.
New Work und Reisen: Das Thema Bleisure Travel (Verbindung von Geschäfts- und Privatreise) ist nicht neu, aber in den Unternehmen gerade sehr präsent und passend für die neue Arbeitswelt. Eine private Verlängerung der Dienstreise sollte nicht mehr pauschal abgelehnt werden, sondern als Teil des Employer Brandings implementiert werden. Auf Unternehmensseite müssen dafür klare Regeln geschaffen werden, damit statt Mitarbeitermotivation nicht Missverständnisse und Unstimmigkeiten das Ergebnis sind.
Tipps für die Travel Policy: Bei Bleisure sind die Kosten exakt getrennt auszuweisen, dem Unternehmen dürfen keine Mehrkosten entstehen. Zudem sollte die maximale Verlängerung aus privatem Grund in Tagen im Verhältnis zur Dienstreisedauer aufgeführt sein sowie eine genaue Definition (Beginn und Ende) der Dienstreise sowie der privat veranlassten Reise. Dieses hat auch versicherungsrechtliche Gründe. Privat veranlasste Reisen können meist nicht über das Online-Buchungstool gebucht werden, sprich die Buchungswege müssen festgelegt werden. Generell müssen die Voraussetzungen für die Verlängerung aus privatem Grund aufgezählt sein, dazu gehört beispielsweise die Nutzung eines Reiseantrags, die maximale Dauer der Verlängerung und eine klare Gegenüberstellung der Kosten für die eigentliche Dienstreise sowie der Reise inklusive privater Verlängerung. Sicherlich macht auch die Nennung von Beispielen Sinn, um den Sachverhalt anschaulich zu erklären.
New Mobility – Erleben wird wichtiger als Besitzen: Jahrzehntelang war das Auto „das“ Statussymbol, gerade in Deutschland. Doch das Konsumverhalten hat sich allgemein verändert. Flexibilität in der Nutzung der Mobilität ist wichtiger als der Besitz, gerade bei der jüngeren Generation.Diese Veränderungen im Mobilitätsverhalten fordern neue innovative Lösungen der Arbeitgeber.
Tipps für die Travel Policy: Diese Angebote müssen sich auch in der Travel Policy wiederfinden, wie z.B. die Nutzung von Shared Mobility und die in diesem Zusammenhang auftauchenden Fragen zu Buchungsweg, Abrechnung und Versicherung.
Nachhaltige Unternehmensmobilität: Nachhaltiges Wirtschaften wird immer mehr zur Regel und die betriebliche Mobilität ist ein wichtiger Teil davon.
Tipps für die Travel Policy: Die Reiserichtlinie als zentrales Instrument muss die Ziele eines umweltverträglichen Reisemanagements widerspiegeln: Maßnahmen zur Reisevermeidung, nachhaltige Reiseplanung und Kompensation müssen in den einzelnen Rubriken, z.B. bei den Verkehrsmitteln oder bei der Übernachtung aufgeführt sein. Zudem sollte der grundsätzliche Ansatz zur unternehmerischen Verantwortung und nachhaltigen Ausrichtung der Geschäftstätigkeit in der Präambel oder in einem eigenen Kapitel in der Richtlinie verankert sein.
Steigende Kosten: Steigende Kosten, Probleme in der Lieferkette, Personalmangel sowie globale wirtschaftliche Instabilität wirken sich stark auf die Reisebranche aus. Weltweit werden die durchschnittlichen Reisekosten weiter steigen. Zudem werden viele Veranstaltungen und Tagungen nachgeholt und die Kapazitäten, besonders bei den Hotels, sind begrenzt.
Tipps für die Travel Policy: Unternehmen, die noch mit einer Richtlinie aus 2019 oder älter arbeiten, müssen dringend Preisobergrenzen anpassen. Maximale Beträge z.B. für eine Hotelübernachtung oder eine Flugbuchung müssen nach oben korrigiert werden. Um den Buchungsprozess bei stark schwankenden Preisen nicht zu komplex zu gestalten, kann ein Genehmigungsprozess ggf. in eine Benachrichtigung an den Vorgesetzten umgewandelt werden.
Zu guter Letzt… noch einige allgemeine Tipps: Beiden meisten Unternehmen ist die Richtlinie ein einfaches PDF-Dokument, das im Intranet hinterlegt ist. Das ist sicherlich ein guter Ansatz, um die Informationen zu sammeln und für alle abrufbar zu machen. Sonderlich praktikabel ist ein starres Dokument, das man immer wieder bewusst öffnen und durchforsten muss, allerdings nicht. Damit eine Reiserichtlinie vom Team gelebt wird, muss sie vielmehr unumgänglich sein: ein fester Bestandteil des Buchungsvorgangs, technisch integriert und ohne Zusatzaufwand nutzbar. Mit einem Buchungstool, das die individuelle Reiserichtlinie kennt und sie in den Buchungsprozess implementiert.
Eine zusätzliche Print-Version macht Sinn, aber nur in einem handlichen Format, vielleicht sogar eine „Version to go“, in DIN A5 oder Pixi-Heft Größe. Inhalte, die sich regelmäßig ändern, sollten als Anhang schnell austauschbar sein. Dazu gehören Verpflegungsmehraufwendungen oder Auslandspauschalen.
